Event-Planung

Planung und Kommunikation von Events

Kreative Ideen sind gefragt

Fast jedes Hotel organisiert regelmäßig eigene Veranstaltungen. Diese Events spielen eine wichtige Rolle, um sich im zunehmend härter werdenden Wettbewerb der Branche erfolgreich behaupten zu können. Wichtig ist dabei, das Erlebnisbedürfnis der Gäste mit interessanten Konzepten zufrieden zu stellen und anspruchsvolle Angebote für die jeweilige Zielgruppe zu entwickeln. Das Spektrum hierzu reicht von Kinderveranstaltungen bis zu Seniorentreffen, von klassischer Musik bis zum Varietéprogramm. Achten Sie darauf, dass Ihre Veranstaltungen saisongerecht sind und regionaltypische Besonderheiten mit einbeziehen. So können beim angebotenen Weihnachtsessen beispielsweise kulinarische Spezialitäten der Region serviert werden. Das macht Ihr Angebot unverwechselbar und betont die geografische Verankerung Ihres Hauses.

Ob Sport, Freizeit oder Kreativität, immer gilt: Je ausgefallener Ihr Angebot ist, desto leichter lässt es sich vermarkten. Wagen Sie also ruhig einmal etwas Neues, vorausgesetzt, es passt zu Ihrem Image. Bleiben Sie in jedem Falle Ihrer Linie treu. Es sind nicht die großen und um jeden Preis originellen Lösungen, die Erfolg versprechen. Kreative Ideen mit Saison- oder Regionalbezug hingegen schaffen Ihnen vielleicht völlig neue Zielgruppen und Möglichkeiten. Bei alledem gilt: Selbst eine herkömmliche Veranstaltung ist besser als gar keine Veranstaltung.

Für die Kunden sollten dabei der Nutzen und der Mehrwert im Vordergrund stehen. Kleine Aufmerksamkeiten wie ein Begrüßungssekt zum Auftakt oder ein Give-away beim Abschied können bereits sehr vieles bewirken. Letztlich sehnt sich Ihr Kunde vor allem nach Erlebnissen und Ereignissen, die im Gedächtnis bleiben. Erzählt er anschließend von einer gelungenen Veranstaltung, so ist dies eine der besten Werbe- und Akquisemaßnahmen für Ihr Haus.

Doch wie erfahren die potenziellen Gäste überhaupt von Ihrem Angebot? Überprüfen Sie einmal, welche Werbemittel und Methoden für Ihr Hotel sinnvoll und geeignet sind? Sind es Anzeigen oder Außenwerbung, Prospekte oder Plakate? Sie können Ihre Kunden auch individuell anschreiben und auf die entsprechenden Events aufmerksam machen. Dies betont die persönliche Note und stärkt die Kundenbindung. Andere Möglichkeiten sind E-Mail-Newsletter, Hinweise auf Ihrer Homepage oder Presseveröffentlichungen in ausgewählten Medien. Ein guter Slogan ist bei der Ansprache Ihrer Zielgruppe manchmal schon die halbe Miete. Kinder erreicht man schließlich nicht mit den gleichen Botschaften wie ältere Gruppenreisende oder Geschäftsleute. Ihrer Kreativität sind hier kaum Grenzen gesetzt.

Die eigentliche organisatorische und inhaltliche Vorbereitung der Veranstaltung hängt letztlich entscheidend von deren Art und Weise ab. Hier ist es ratsam, sich anhand von Checklisten und Ablaufplänen zu orientieren und so ein reibungsloses Vorgehen zu gewährleisten. Sie können Ihre Veranstaltung übrigens auch in pauschale Arrangements einbetten oder gemeinsame Angebote mit Geschäftspartnern – auch aus anderen Bereichen – entwickeln. Passt die Kombination, so bringt dies unterm Strich für alle Beteiligten Vorteile mit sich. 

Der Erfolg eines Events ist ohnehin nicht nur anhand der einzelnen Veranstaltung messbar. Zufriedene Kunden schaffen nachhaltig mehr Aufmerksamkeit für Ihr Hotel. Insofern empfiehlt es sich, erfolgreiche saisonale und regionale Konzepte in weiter entwickelter Form auch im Folgejahr anzubieten. Setzen Sie dabei auf Bewährtes und sorgen Sie zugleich dafür, dass Ihre Veranstaltung mit jedem Mal einen neuen, eigenen Charakter erhält. Der Kunde wird dann gerne wiederkommen.

Ertay Hayit